#TeamsTorstai vinkkinä tänään Teams pelisääntöjen sopiminen, joilla saadaan enemmän työkalusta tehoja irti. Ilman yhteisiä pelisääntöjä Teams tuntuu osasta käyttäjistä kaoottiselta ja tulee turhaa kiireen tunnetta sekä turhautumista. Ainakin näitä asioita on hyvä miettiä pelisääntöihin Tavoitettavuuden odotusarvoTilatiedon kunnioittaminen (/dnd), jos Teams ja Skype ovat älä häiritse -tilassa niin soitetaanko silloin puhelimella tai koputetaan olkapäätä?TehtävienhallintaTiedottaminenMitä korvataan / … Continue reading Kulttuurista
Teams dokumenttienhallinnassa (hälytykset)
Onko eteen tullut tilannetta, jossa tiimiläisten pitäisi olla tietoisia jos tiimiin ladataan uusia dokumentteja? Mitäpä jos kyseessä on jokin toinen dokumenttikirjasto SharePointissa? Pitäisikö uudesta dokumentista kertoa tiimille automaattisesti? Flow osaa hoitaa tämän. Tiimin Flow:t sisältävät valmiin mallin kertoa tiimille uusista dokumenteista. Oletuksena malli sisältää ehdon, jolla voidaan hallita sitä mistä kaikista tiedostoista hälytys luodaan. Ehtoja … Continue reading Teams dokumenttienhallinnassa (hälytykset)
Hakeminen ja pikakomennot
#TeamsTorstai auttaa tänään löytämään tietoa Teamsista paremmin. Haku löytyy keskeltä käyttöliittymän ylälaitaa: kirjoita hakusana ja paina enteriä. Oletuksena haetaan vain keskusteluista, voi valita kohdistuksen henkilöihin tai tiedostoihin. Lisäksi voi käyttää suodattimia. Haussa on vielä puutteensa: Hakutermin on vastattava 1:1 sisältöä tällä hetkellä "nimi" ei löydä "nimitetty" tulosta. Haku ei myöskään osaa hakea vielä mobiililaitteilla tiedostojen … Continue reading Hakeminen ja pikakomennot
Mitä Teams tuo tiimityöhön?
#TeamsTorstai tuo tällä kertaa vinkiksi ajatuksia. Mitä Teams korvaa tiimityöskentelyssä verrattuna aiempaan? Sähköpostiviestintää tai liitetiedostojen lähettämisen tiimin tai osan tiimiläisten kesken. Sähköpostin määrä vähenee aktiivisen Teams-käytön myötä huomattavasti. Tiedotteet tiimille ja projektille hoituvat hyvin myös Teamsissa.Tiedostojen ja muistiinpanojen tallentamisen OneDrivelle ja eri työtiloihin tiimityössä. Sähköpostista puhumattakaan.Skype-keskusteluja sekä -tapaamisiaWhatsAppin ja muut epäviralliset viestimet tiimin/projektin viestinnässä. Kuka … Continue reading Mitä Teams tuo tiimityöhön?
Flow ja Teams
#TeamsTorstai-uutisena julkistettiin Teamsin työnkulut (Flow) yleisesti saataville,uusia ominaisuuksia Flow sovelluksen myötä ja lisäksi myös FlowBotti. Näidenmyötä työnkulut ovat käytettävissä nyt(kyllä, jo nyt!) Teamsista käsin.Henkilökohtaisten työnkulkujen lisäksi on olemassa myös tiimin työnkulut. Näiden avulla voi Teamsin ottaa entistä paremmin osaksi prosessia. Hyvänä esimerkkinä se, että vaikkapa dokumenttien hyväksyntäpyynnöt voivat tulla tiimiin tiedoksi ja toteutuksen niin, että … Continue reading Flow ja Teams
Planner osana Teamsia
#TeamsTorstai ja Plannerin parempi hyödyntäminen Teamsissa. Uutena ominaisuutena Teamsin vasen laita on saanut lisää toimintoja. Kolmen pisteen valikon takaa löytyy pääsy mm OneNoteen ja Planneriin. Tuolta löytyvästä Plannerista voit katsoa kaikki sinulle osoitetut tehtävät! My Tasks-näkymän lisäksi tuolla on myös Recent ja All -näkymät, joista jälkimmäinen näyttää kaikki Teamsin kautta luodut suunnitelmat. Nämä ominaisuudet tekevät … Continue reading Planner osana Teamsia
Miten korvata tiimin sähköpostit Teamsilla
#TeamsTorstai korvaa tänään perinteiset tiimeille lähetetyt tiedote-sähköpostit Teamsissa tapahtuvalla viestinnällä. Tämän pienen "teknisen" toteutuksen lisäksi on huolehdittava myös pelisäännöistä. Tiimin kanssa sovitaan että näin toimitaan ja jokainen sitoutuu avaamaan Teamsin ainakin 2-3 kertaa päivässä (jos se ei voi olla jatkuvasti auki). Kerrotaan, että tiedotteet tulevat vain Teamsiin.Luodaan kanava Tiedotteet. Tiimiläiset merkkaavat sen suosikiksi (tarvittaessa) ja … Continue reading Miten korvata tiimin sähköpostit Teamsilla
Yammer osaksi Teamsia
Miksi pitää väkisin Teams ja Yammer erillään? Tiimin oman keskustelun lisäksi on olemassa tarve jakaa tietoa laajemmin, saada apuja tiimin ulkopuolelta ja muutenkin hyödyntää koko organisaation innovaatio-voimaa. Yammer tulee tässä hyödyksi! Yksinkertaisena "integraatioratkaisuna" käyttäisin Yammer-välilehteä, joka mahdollistaa Yammer-keskusteluun osallistumisen Teamsista poistumatta. SharePoint-sivustolle luodaan moderni sivu, johon liitetään Yammer -verkko-osa ja sivun julkaisun jälkeen se voidaan … Continue reading Yammer osaksi Teamsia
Uutiset SharePointista tiimille
#TeamsTorstai-vinkkinä kuinka saadaan yhdistettyä SharePointin tiimiuutiset myös Teamsiin. Teamsia on syytä ajatella käyttöliittymänä usean eri työvälineeseen tai tietoon. Yksi tapa tiedottaa tiimiläisiä asioista, on käyttää SharePointin tiimiuutisia (Team News). Nämähän nousevat hyvin esille Office 365:ssa ja SharePoint-mobiilisovelluksessa. Teamsiin niitä ei aiemmin mitenkään helposti saanut, mutta nyt on käytössä uusi liitin (Connector) jolla tiimiuutisista saadaan tiimille … Continue reading Uutiset SharePointista tiimille
Liittimien hyödyntäminen
Teams ei ole vain erillinen saareke, vaan se voidaan tuoda erilaisten integraatioiden avulla osaksi organisaation prosesseja. Yksi tapa integroida asioita Teamsiin ovat liittimet (connectors). Liittimen lisäysaloitetaan kanavan …-valikon kautta. Liittimet määritellään erikseen jokaisellekanavalle, joten eri kanaviin ja tiimeihin voidaan tuoda eri informaatiotaTeamsin ja Office 365:n ulkopuolelta. Mitä sitten liittimien kautta voisi tuoda kanavalle? RSS tuomaan … Continue reading Liittimien hyödyntäminen
OneNote ja Teams
TeamsTorstai-vinkkinä OneNote.muistikirjat. Nyt (uusi ominaisuus!) on mahdollista lisätä olemassa oleva OneNote välilehdeksi. Tämä lisää tapoja hyödyntää Teamsia paremmin vanhojen työtilojen, muistikirjojen tai toisten tiimien kanssa. Huomioi kuitenkin käyttöoikeudet, muistikirjan lisääminen välilehdeksi ei niitä itsestään lisää. Nykyään kanavalle uuden muistikirjan lisäys luo aina uuden OneNoten osion sijaan. Osa käyttäjistä voi jatkaa muistikirjaa käyttöä entiseen tapaan, samalla muut … Continue reading OneNote ja Teams
Miksi Teams eikä jokin muu ilmaistyökalu?
On olemassa erilaisia sovelluksia ja työkaluja, joita käytetään siihen mihin Teamsiakin. WhatsApp ja Facebook keskittyvät viestintään ja näitä näkee yllättävän paljon yritysmaailmassakin. Käytön helppous ja rooli organisaation ulkopuolella houkuttavat niitä käyttämään myös töissä. Miten varmistetaan etteivät yrityksen salaiset tiedot vuoda ulkopuolelle? Voidaanko laitteita hallita? Miten GDPR? Aika heikosti. Entäpä Slack, joka on aito työkalu? Slackin … Continue reading Miksi Teams eikä jokin muu ilmaistyökalu?
Teams intranet: aidosti vuorovaikutteinen intra taskukoossa
Intranet herättää terminä erilaisia mielikuvia ihmisistä riippuen. Joillekin intranet tarkoittaa sitä aloitussivua, joka avautuu kun työpaikan valittu selain avataan. Toisille intranet on ensisijaisesti sähköinen työpöytä. Monet ajattelevat sitä laajemmin: se sisältää viestinnällisen sivuston lisäksi työtilat, työkalut, tiedostosijainnit ja taustajärjestelmät joita työssä tarvitaan (esimerkiksi laskutus, CRM, tuotannonohjaus, projektinhallinta). Tarpeet ja tavoitteet Organisaation tarpeet ja tavoitteet ovat … Continue reading Teams intranet: aidosti vuorovaikutteinen intra taskukoossa
Järjestä kokous nyt
Teams-Tiistai kokoustaa läpinäkyvästijärjestämällä online-kokoukset Teamsissa tiimin kanavilla! Perinteisestionline-kokoukset (Skype) on olleet näkyvissä vain osallistujienkalentereissa. Vaikka kokous näkyykin kaikille tiimissä, ei se pakota kaikkia osallistumaan - hyvä kokouksen kuvaus antaa ihmisten valita itse, onko läsnäolo tarpeen. 2018 kokoukset tallennetaan Streamiin, jolloin muut kokoukseen osallistumattomat voivat katsoa tallenteen myöhemmin. Onkin oleellista alkaa jo nyt harjoittelemaan kokousten pitoa … Continue reading Järjestä kokous nyt
Vinkkejä vieraskäyttöön
Vieraskäyttö kehittyy jatkuvasti, mutta siinä on kuitenkin vielä asioita jotka kaipaavat vähän kiertoteitä. Sitä kannattaa kuitenkin hyödyntää! Asiakkaalle on helpompaa, että he kutsuvat toimittajan vieraana omaan työtilaansa. Kun vaihdat Teamsissa vierasverkkoon, vaihdat itsesi väliaikaisesti toiseen tenanttiin. Ratkaisu: käytä selaimia ja siinä eri profiileja. Työpöytäsovelluksella teet töitä kotiverkossasi ja selaimessa vierasverkossa samanaikaisesti. Tämä sotii Teamsin yhtä … Continue reading Vinkkejä vieraskäyttöön
Microsoft Teams asetukset tutuksi: tehokkaat uutiset ja tiedotteet Teamsia käyttäen
Tiimin asetuksiin pääsee kliksauttamalla kolmea pistettä tiimin nimen perässä ja valitsemalla Tiimin hallinta. Täältä käsin omistajat pystyvät määrittelemään tiimiä keskitetysti. Ensimmäisellä sivulla on näkymä tiimin jäseniin ja heidän roolien vaihtoon (Omistaja-Jäsen). Toisella sivulla näkee tiimin kanavat ja kuinka monella kanava on suosikkina. Mukava tieto kanavista on myös se, milloin kanavalla on viimeksi ollut jotain toimintaa. … Continue reading Microsoft Teams asetukset tutuksi: tehokkaat uutiset ja tiedotteet Teamsia käyttäen
