Mistä tiedän mitkä kymmenistä tiimin kanavista ovat käytössä? Voisiko jotain vanhoja kanavia poistaa, jotta tiimi olisi selkeämpi ja ymmärrettävämpi? #TeamsTorstai Ensimmäinen pysäkki on Tiimin hallinta, jonne pääsee tiimin nimen perästä olevasta kolmen pisteen (…) valikosta. Kanavat-välilehdellä voi listauksen järjestää otsikoiden mukaan. Napsauttamalla Viimeisin tapahtuma otsikosta voi järjestyksen kääntää niin että aktiivisimmat tai hiljentyneet kanavat ovat … Continue reading Tiimien ja kanavien asetukset
Category: Finnish
Älä käytä Teamsin wikiä
#MicrosoftTeams sisältää oletuksena jokaiselle kanavalle Wiki-osion. Mitä teen ensimmäisenä on, että poistan sen Wikin koska se ei ole vielä tuotantokelpoinen. Suosittelen OneNoten käyttöä Wikin sijaan. #TeamsTorstai Miksi minusta Wikiä ei kannata vielä käyttää? Sivut ovat käytettävissä vain Teamsissa, ne luodaan omaan tiedostokirjastoon SharePoint-sivustolle mht-sivuina jotka eivät näytä olevan käyttökelpoisia Teamsin ulkopuolella Versiohistoria ei toimi, vaikka … Continue reading Älä käytä Teamsin wikiä
Kanavamiitti: miten kutsut
Kanavakokouksen selviytymisen 101. Mitä pitää tietää ja huomioida, että saa aikaan onnistuneen kanavakokouksen? #TeamsTorstai Luo kokouskutsu Teamsin kautta ja valitse ajankohta Valitse kanava Anna kuvaava otsikko, jotta tiimiin kuuluvat tietävät tarvitaanko heitä Täytä kuvaus: mitä kokouksella tavoitellaan Valitse henkilöt, joiden olisi ainakin osallistuttava kokoukseen Näet jo kutsua luodessa ovatko he vapaana vai eivät Valitse tarvittaessa … Continue reading Kanavamiitti: miten kutsut
Sähköposti ja Teams
Jaettu tieto tuplaa arvonsa, jakamaton menettää arvoaan joka hetki. Uskoisitko, että sähköposteja voi jakaa tiimeille muutenkin kuin valikoiden copy-pastella ja forwardilla? #TeamsTorstai Asiakkaisiin/projektiin tai muuten tiimin työhön liittyvät sähköpostit ovat arvokkaita vasta, kun ne ovat pysyvästi kaikkien tiimiläisten käytössä. Jokaisella #MicrosoftTeams -tiimin kanavalla on oma "vähän kryptinen" sähköpostiosoite, jonka saa … valikon kautta kopioitua (Hae sähköpostiosoite). … Continue reading Sähköposti ja Teams
Tuskaton offline työ
Millä tavoin teet töitä, kun olet offline tai nettiyhteys pätkii? Vaikkapa lentokoneessa, junassa, mökillä? Vaikka #Teams käyttöliittymä itsessään ei tue (vielä..) offline-käyttöä, ei se estä töiden etenemistä. Muutamia hyviä vinkkejä ja käytäntöjä #TeamsTorstai Synkronoi tiedostot OneDrive (erityisesti Windows 10 + Files on Demand) tuo tähän mainion tuen. Voit synkronoida tiimisi tiedostot (SharePointin tiedostokirjasto) omalle levyllesi … Continue reading Tuskaton offline työ
Teams-miitti kasvokkaisen kokouksen jatkeeksi
Miksi lisätä #Teams mukaan, jos kaikki ovat fyysisesti paikalla palaverissa? Heitin kysymyksen ilmaan viime viikolla #TeamsTorstai:ssa, mutta ajattelin avata tätä hiukan enemmän. Lyhyesti vastaus on: paremmat kokoukset. Miten tämä saadaan tapahtumaan? - Materiaalit voidaan jakaa Teamsissa jo kokousta ennen ja materiaaleja voidaan muokata yhdessä - Keskustelu sisällöstä ennen tapaamista ilman sähköpostipingistä: aiheet, käsiteltävät … Continue reading Teams-miitti kasvokkaisen kokouksen jatkeeksi
Miksi Teams?
Jaa Teams-vinkkisi! #MiksiTeams? #TeamsTorstai Miksi #jakaminen #tiimityö eikä #hilloaminen #yksin? Aloitan itse muutamalla: Miksi tiedostoille ja muistiinpanoille #Teams eikä oma #OneDrive? Tiedostot jaettuna kaikille automaattisesti (ei tuplatyötä, ei manuaalista jakamista) Tiedostot löytyvät hakua käyttäessä Muistioiden ja tiedostojen yhteismuokkaus Ei käyttöoikeusongelmia Elinkaari tiimin mukaan, ei käyttäjän Jakaminen lisää tiedon arvoa! Miksi Teams-tapaaminen eikä esimerkiksi … Continue reading Miksi Teams?
Useiden dokumenttikirjastojen hyödyntäminen Teamsissa
#TeamsTorstai jatkaa dokumentinhallinnan kanssa. Teamsin Tiedostot-välilehteen voidaan linkittää myös muita dokumenttilähteitä kuin kanavan oma kansio. Sen yhteyteen voi lisätä toisia SharePoint-kirjastoja tai vaikka Google Driven tai DropBoxin kansion. Tiedostot ja kansiot ovat käytettävissä yhden ja saman Tiedostot-sivun kautta. Tämä helpottaa tiedostojen käyttöä ja uusien työkalujen omaksumista, kun kaikki käyttäjien tarvitsemat tiedostot ovat käsillä samassa … Continue reading Useiden dokumenttikirjastojen hyödyntäminen Teamsissa
Dokumenttikirjastot ja metatiedot
#TeamsTorstai huomauttaa tänään, että Teamsin ja SharePointin dokumentinhallintaa ei pidä ajatella erillisinä asioina. Dokumentti ei välitä siitä, mistä kautta sitä katsotaan tai muokataan. Metatietoja ei voi Teamsin tiedostojen oletusnäkymän kautta muuttaa, mutta mikään ei estä tuomasta dokumenttikirjastoa osaksi tiimiä. Välilehdellä nimittäin voi muokata tiedostojen metatietoja. Videosta näet kuinka se tapahtuu käytännössä! Tiimille voidaan tuoda useita … Continue reading Dokumenttikirjastot ja metatiedot
Teams 1 vuotta
Teams on ollut yhden vuoden tuotantokäytössä. Tämän vuoksi eilen esiteltiin Teamsin uusia/päivitettyjä ominaisuuksia Enterprise Connectissa. Yksi tiimi voi sisältää nyt 200 kanavaa (mukaanlukien poistetut kanavat). Mikäli tiimille on asetettu elinkaari (AAD Premium), elinkaaren päättymisestä muistutetaan ja tiimin voi uusia jatkoajalle. Nämä ovat tulossa tämän vuoden aikana, osa todennäköisesti nähdään tässä keväällä : Pilvitallennus tulee kesällä, … Continue reading Teams 1 vuotta
Kokoukset kanavissa: miksi, miten, mitä hyötyjä
#TeamsTorstai on hyvä päivä kokeilla kokoustamista Teamsin kanavalla. Kun kanavatapaaminen luodaan, siitä lähtee kalenterikutsu jokaiselle tiimiläiselle. Tämä on helppo tapa luoda kutsu, johon jokainen tiimiläinen on tervetullut. Tapaamisen aikana käyty chat-keskustelu näkyy kanavalla, eikä jää vain osallistujien omiin keskusteluihin. Tämä mahdollistaa myös sen, että henkilöt jotka eivät ole mukana kokouksessa voivat osallistua keskusteluun chatin kautta. … Continue reading Kokoukset kanavissa: miksi, miten, mitä hyötyjä
/Unread
Oletko huomannut että #Teams hakulaatikko sisältää myös käteviä pikakomentoja? Joko olet kokeillut näitä? #TeamsTorstai aiheena kokeilunarvoiset pikakomennot. Pikakomennot annetaan ylhäällä keskellä olevassa hakuikkunasta. Hakusanan sijaan siihen kirjoitetaan yksinkertaisesti / Tuon jälkeen kun aloitat kirjoittamaan komentoa, vaikkapa liity, saatkin komennon täydennettyä enterin painalluksella jo kun ruudulla lukee vasta /l. Listan mahdollisista tiimeistä saa näkymään esimerkiksi tätä … Continue reading /Unread
Uusia ominaisuuksia
#TeamsTorstai Huomasitteko uutta Teamsissa? Nyt voi privaattikeskustelussa (chat) @mainita osallistujia. Tälle on ollut kysyntää adhoc-ryhmissä ja se toimii myös kokousten keskusteluissa. Samalla on ilmestynyt myös mahdollisuus lisätä henkilöitä keskusteluun niin, että he saavat näkyviin myös keskusteluhistorian! Hyödynnätkö Tiedostot-välilehteä Teamsin käytössä? Viimeisimmät: täältä löydät kaikki ne dokumentit joita olet O365:ssa viimeksi muokannut. Microsoft Teams: täältä löydät … Continue reading Uusia ominaisuuksia
Kokoukset Teamsissa
#TeamsTorstai on mainio päivä kokeilla kokoustamista Teamsissa! Kun luot uutta tapaamista Outlookin kalenterissa, voit liittää siihen Teamsin tai Skypen. Pystyt kutsumaan mukaan ulkopuolisia millä tahansa sähköpostiosoitteella (asiakkaat,kumppanit) - he liittyvät mukaan omalla Teams-sovelluksella tai selaimella. Kutsutulla ei ole tarpeen olla Teamsia tai O365:ttä. Teams lisäys ilmestyy Outlookiin kun Teamsin työpöytäversio on asennettu. Teams-tapaaminen mahdollistaa oman … Continue reading Kokoukset Teamsissa
Kulttuurista
#TeamsTorstai vinkkinä tänään Teams pelisääntöjen sopiminen, joilla saadaan enemmän työkalusta tehoja irti. Ilman yhteisiä pelisääntöjä Teams tuntuu osasta käyttäjistä kaoottiselta ja tulee turhaa kiireen tunnetta sekä turhautumista. Ainakin näitä asioita on hyvä miettiä pelisääntöihin Tavoitettavuuden odotusarvoTilatiedon kunnioittaminen (/dnd), jos Teams ja Skype ovat älä häiritse -tilassa niin soitetaanko silloin puhelimella tai koputetaan olkapäätä?TehtävienhallintaTiedottaminenMitä korvataan / … Continue reading Kulttuurista
Teams dokumenttienhallinnassa (hälytykset)
Onko eteen tullut tilannetta, jossa tiimiläisten pitäisi olla tietoisia jos tiimiin ladataan uusia dokumentteja? Mitäpä jos kyseessä on jokin toinen dokumenttikirjasto SharePointissa? Pitäisikö uudesta dokumentista kertoa tiimille automaattisesti? Flow osaa hoitaa tämän. Tiimin Flow:t sisältävät valmiin mallin kertoa tiimille uusista dokumenteista. Oletuksena malli sisältää ehdon, jolla voidaan hallita sitä mistä kaikista tiedostoista hälytys luodaan. Ehtoja … Continue reading Teams dokumenttienhallinnassa (hälytykset)
Hakeminen ja pikakomennot
#TeamsTorstai auttaa tänään löytämään tietoa Teamsista paremmin. Haku löytyy keskeltä käyttöliittymän ylälaitaa: kirjoita hakusana ja paina enteriä. Oletuksena haetaan vain keskusteluista, voi valita kohdistuksen henkilöihin tai tiedostoihin. Lisäksi voi käyttää suodattimia. Haussa on vielä puutteensa: Hakutermin on vastattava 1:1 sisältöä tällä hetkellä "nimi" ei löydä "nimitetty" tulosta. Haku ei myöskään osaa hakea vielä mobiililaitteilla tiedostojen … Continue reading Hakeminen ja pikakomennot
Mitä Teams tuo tiimityöhön?
#TeamsTorstai tuo tällä kertaa vinkiksi ajatuksia. Mitä Teams korvaa tiimityöskentelyssä verrattuna aiempaan? Sähköpostiviestintää tai liitetiedostojen lähettämisen tiimin tai osan tiimiläisten kesken. Sähköpostin määrä vähenee aktiivisen Teams-käytön myötä huomattavasti. Tiedotteet tiimille ja projektille hoituvat hyvin myös Teamsissa.Tiedostojen ja muistiinpanojen tallentamisen OneDrivelle ja eri työtiloihin tiimityössä. Sähköpostista puhumattakaan.Skype-keskusteluja sekä -tapaamisiaWhatsAppin ja muut epäviralliset viestimet tiimin/projektin viestinnässä. Kuka … Continue reading Mitä Teams tuo tiimityöhön?
Flow ja Teams
#TeamsTorstai-uutisena julkistettiin Teamsin työnkulut (Flow) yleisesti saataville,uusia ominaisuuksia Flow sovelluksen myötä ja lisäksi myös FlowBotti. Näidenmyötä työnkulut ovat käytettävissä nyt(kyllä, jo nyt!) Teamsista käsin.Henkilökohtaisten työnkulkujen lisäksi on olemassa myös tiimin työnkulut. Näiden avulla voi Teamsin ottaa entistä paremmin osaksi prosessia. Hyvänä esimerkkinä se, että vaikkapa dokumenttien hyväksyntäpyynnöt voivat tulla tiimiin tiedoksi ja toteutuksen niin, että … Continue reading Flow ja Teams
Planner osana Teamsia
#TeamsTorstai ja Plannerin parempi hyödyntäminen Teamsissa. Uutena ominaisuutena Teamsin vasen laita on saanut lisää toimintoja. Kolmen pisteen valikon takaa löytyy pääsy mm OneNoteen ja Planneriin. Tuolta löytyvästä Plannerista voit katsoa kaikki sinulle osoitetut tehtävät! My Tasks-näkymän lisäksi tuolla on myös Recent ja All -näkymät, joista jälkimmäinen näyttää kaikki Teamsin kautta luodut suunnitelmat. Nämä ominaisuudet tekevät … Continue reading Planner osana Teamsia
Miten korvata tiimin sähköpostit Teamsilla
#TeamsTorstai korvaa tänään perinteiset tiimeille lähetetyt tiedote-sähköpostit Teamsissa tapahtuvalla viestinnällä. Tämän pienen "teknisen" toteutuksen lisäksi on huolehdittava myös pelisäännöistä. Tiimin kanssa sovitaan että näin toimitaan ja jokainen sitoutuu avaamaan Teamsin ainakin 2-3 kertaa päivässä (jos se ei voi olla jatkuvasti auki). Kerrotaan, että tiedotteet tulevat vain Teamsiin.Luodaan kanava Tiedotteet. Tiimiläiset merkkaavat sen suosikiksi (tarvittaessa) ja … Continue reading Miten korvata tiimin sähköpostit Teamsilla
Yammer osaksi Teamsia
Miksi pitää väkisin Teams ja Yammer erillään? Tiimin oman keskustelun lisäksi on olemassa tarve jakaa tietoa laajemmin, saada apuja tiimin ulkopuolelta ja muutenkin hyödyntää koko organisaation innovaatio-voimaa. Yammer tulee tässä hyödyksi! Yksinkertaisena "integraatioratkaisuna" käyttäisin Yammer-välilehteä, joka mahdollistaa Yammer-keskusteluun osallistumisen Teamsista poistumatta. SharePoint-sivustolle luodaan moderni sivu, johon liitetään Yammer -verkko-osa ja sivun julkaisun jälkeen se voidaan … Continue reading Yammer osaksi Teamsia
Uutiset SharePointista tiimille
#TeamsTorstai-vinkkinä kuinka saadaan yhdistettyä SharePointin tiimiuutiset myös Teamsiin. Teamsia on syytä ajatella käyttöliittymänä usean eri työvälineeseen tai tietoon. Yksi tapa tiedottaa tiimiläisiä asioista, on käyttää SharePointin tiimiuutisia (Team News). Nämähän nousevat hyvin esille Office 365:ssa ja SharePoint-mobiilisovelluksessa. Teamsiin niitä ei aiemmin mitenkään helposti saanut, mutta nyt on käytössä uusi liitin (Connector) jolla tiimiuutisista saadaan tiimille … Continue reading Uutiset SharePointista tiimille
Liittimien hyödyntäminen
Teams ei ole vain erillinen saareke, vaan se voidaan tuoda erilaisten integraatioiden avulla osaksi organisaation prosesseja. Yksi tapa integroida asioita Teamsiin ovat liittimet (connectors). Liittimen lisäysaloitetaan kanavan …-valikon kautta. Liittimet määritellään erikseen jokaisellekanavalle, joten eri kanaviin ja tiimeihin voidaan tuoda eri informaatiotaTeamsin ja Office 365:n ulkopuolelta. Mitä sitten liittimien kautta voisi tuoda kanavalle? RSS tuomaan … Continue reading Liittimien hyödyntäminen
OneNote ja Teams
TeamsTorstai-vinkkinä OneNote.muistikirjat. Nyt (uusi ominaisuus!) on mahdollista lisätä olemassa oleva OneNote välilehdeksi. Tämä lisää tapoja hyödyntää Teamsia paremmin vanhojen työtilojen, muistikirjojen tai toisten tiimien kanssa. Huomioi kuitenkin käyttöoikeudet, muistikirjan lisääminen välilehdeksi ei niitä itsestään lisää. Nykyään kanavalle uuden muistikirjan lisäys luo aina uuden OneNoten osion sijaan. Osa käyttäjistä voi jatkaa muistikirjaa käyttöä entiseen tapaan, samalla muut … Continue reading OneNote ja Teams
Miksi Teams eikä jokin muu ilmaistyökalu?
On olemassa erilaisia sovelluksia ja työkaluja, joita käytetään siihen mihin Teamsiakin. WhatsApp ja Facebook keskittyvät viestintään ja näitä näkee yllättävän paljon yritysmaailmassakin. Käytön helppous ja rooli organisaation ulkopuolella houkuttavat niitä käyttämään myös töissä. Miten varmistetaan etteivät yrityksen salaiset tiedot vuoda ulkopuolelle? Voidaanko laitteita hallita? Miten GDPR? Aika heikosti. Entäpä Slack, joka on aito työkalu? Slackin … Continue reading Miksi Teams eikä jokin muu ilmaistyökalu?
Järjestä kokous nyt
Teams-Tiistai kokoustaa läpinäkyvästijärjestämällä online-kokoukset Teamsissa tiimin kanavilla! Perinteisestionline-kokoukset (Skype) on olleet näkyvissä vain osallistujienkalentereissa. Vaikka kokous näkyykin kaikille tiimissä, ei se pakota kaikkia osallistumaan - hyvä kokouksen kuvaus antaa ihmisten valita itse, onko läsnäolo tarpeen. 2018 kokoukset tallennetaan Streamiin, jolloin muut kokoukseen osallistumattomat voivat katsoa tallenteen myöhemmin. Onkin oleellista alkaa jo nyt harjoittelemaan kokousten pitoa … Continue reading Järjestä kokous nyt
Vinkkejä vieraskäyttöön
Vieraskäyttö kehittyy jatkuvasti, mutta siinä on kuitenkin vielä asioita jotka kaipaavat vähän kiertoteitä. Sitä kannattaa kuitenkin hyödyntää! Asiakkaalle on helpompaa, että he kutsuvat toimittajan vieraana omaan työtilaansa. Kun vaihdat Teamsissa vierasverkkoon, vaihdat itsesi väliaikaisesti toiseen tenanttiin. Ratkaisu: käytä selaimia ja siinä eri profiileja. Työpöytäsovelluksella teet töitä kotiverkossasi ja selaimessa vierasverkossa samanaikaisesti. Tämä sotii Teamsin yhtä … Continue reading Vinkkejä vieraskäyttöön
Vesa Nopanen - Future Work today 